Você já pensou em fazer uso do bom e velho Post-it™ na criação WBS de seu projeto ?
Uma parede branca e blocos de Post-It™, isto é tudo que precisamos para realizar um trabalho interativo com a equipe do projeto na elaboração da Estrutura Analítica do Projeto (EAP), mais conhecida pela sua sigla em inglês como WBS.
Os passos para a elaboração da WBS são simples:
1) Reúna em uma sala as pessoas apropriadas para participar do processo de construção da WBS;
2) Inicialmente defina com a equipe quais são as principais entregas (deliverables) do projeto, escrevendo cada uma delas em uma folha de Post-It™. Normalmente este primeiro nível é onde ficam definidas as fases do projeto;
3) Se a entrega é muito grande, divida a mesma em entregas menores ou pacotes de trabalho necessários para criar a entrega, cada um em uma nova folha de Post-It™, colocando abaixo da entrega principal;
4) Se as entregas ou pacotes de trabalho ainda forem muito grandes, repita o passo 3, decompondo novamente as entregas ou pacotes de trabalho, até encontrar pacotes de trabalho que deixem claro o que deve ser executado e que permitam um nível adequado de controle.
Este exercício pode continuar, caso seja de interesse da equipe, até o nível de definição das atividades do projeto.
A cada nível da WBS pode-se mudar a cor do Post-It™ utilizado, como forma de tornar mais fácil sua visualização.
Uma vez encerrada a construção da WBS, a mesma pode ser então transferida para a(s) ferramenta(s) utilizadas pela equipe de gerenciamento do projeto.
Simples, não ? Na próxima vez que for construir uma WBS experimente este método.
Adilson Pize, PMP, CBPP, CSM, ITIL Foundations
Sócio-Diretor da Excellence Gestão Empresarial
Diretor de Finanças da Seção Rio Grande do Sul do PMI (PMI-RS)
Coordenador Geral do Grupo de Usuários de Gerenciamento de Projetos (GUGP) da SUCESU-RS
Docente convidado em cursos de pós-graduação na PUC-RS, Unisinos, FSG, Faculdades Senac, ESADE, IMED, FAE e UNISC
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